Saving

Encrypted download icons

Download as encrypted PDF file

If in 'My Account' - 'Save Option' the Option 'Save as .pdf file' is active, the functions 'save as .pdf' and 'save as encrypted .pdf' are available.

To download your message, including all attachments, press 'save as encrypted .pdf' - enter a good password (min. 3 - reccomended 16 characters) - and you can downloade the encrypted pdf file (128-Bit RC4) to your local machine.

 

Download as encrypted ZIP file

If the eMail contains attachment(s) - the option 'download encrypted .zip' is available.

To download all attachments - including the mail body as text file - in encrypted form, press 'save as encrypted .zip' - enter a good password (min. 3 - reccomended 16 characters) - and you can downloade the encrypted zip file (AES256 deflate) to your local machine.

This ZIP files can be opened with sevral ZIP applications as WinZIP or 7-ZIP - unfortunately the Windows File Explorer is not able to handle encrypted zip files.

 

see also:

PrivaSphere fokussiert sich auf "sichere Übertragung" und ergänzt sein Angebot für die Aufbewahrung nach Verfall  mit spezialisierten Archivierungsangeboten wie Swisscom Docsafe.

Die Swisscom ermöglicht es Privatanwendern gratis beliebige Dokumente in DocSafe aufzubewahren. So könnte z.B. ein PrivaSphere Nutzer seine sicheren Meldungen mit einem sicheren Zweit-Pop3s-Konto im Mailprogramm  herunterladen und diese lokalen Meldungen in den DocSafe hochladen.

Da solche manuelle Umspeicherung von Ihrem lokalen Gerät zu Docsafe aufwändig werden kann, bietet PrivaSphere zusammen mit Swisscom die Automatisierung dieser Dienstleistung an.

Vorgehen zur Aktivierung

  • loggen Sie in Swisscom Docsafe ein
  • Wählen Sie unter 'Firmen' PrivaSphere aus
  • klicken Sie auf "... auf dem Online Portal PrivaSphere bestellen"
  • Sie werden zum Login von PrivaSphere geführt
  • Loggen Sie mit Ihrer eMail Adresse und Ihrem Passwort auf PrivaSphere ein
  • Akzeptieren Sie Swisscom Docsafe als Speicherort für Ihre vertraulichen eMails
  • Nun werden die ein und ausgehenden vertraulichen eMails von PrivaSphere in Docsafe als digital signierte PDF Dateien abgelegt.
  • Sie können diese PDF Dateien mit dem 'Viewer' in Docsafe oder Adobe Acrobat Reader anschauen.

 

Kosten: Die ersten 200 Einlieferungen sind gratis, darüber kostet es 5 Rappen bzw. nach Vereinbarung (allfällig Mengenrabatte).

 

siehe auch:

Möchten Sie abgeschlossene Dossiers verschlüsseln und auf eine sichere Langzeit-Speicher-Infrastruktur verschieben? Mit der Dienstleistung „digitales Archiv“ der AfA Archiv GmbH, der PrivaSphere AG und der Schweizer Nationalphonothek lagern Sie Ihre elektronischen Daten im Bereich Zwischenarchiv und Vorarchiv auf eine revisionssichere „Near Line“ Ablage aus.

Das Dienstleistungspaket umfasst die folgenden Module:

  • Miete von Speicherplatz auf der hochentwickelten Infrastruktur der Schweizer Nationalphonotek. Diese Infrastruktur entspricht allen Kriterien und Bedingungen in Sachen Sicherheit und Kontinuität der internationalen Normen (u.a. ISO-Norm 14721:2012, OAIS-Referenzmodell).
  • Verschlüsselungs- und Metadatierungs- und Quittierungs-Plattform der PrivaSphere AG
  • Support und Beratung in allen Fragen der elektronischen Archivierung und des Records Management durch die AfA Archiv GmbH (Basissupport in den Einrichtungskosten enthalten).

Funktionsweise:

  1. Der Kunde lädt eine Datei (alle Formate möglich) oder einen gezippten Ordner in seinem PrivaSphere-Konto über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS-Protokoll) auf die PrivaSphere-Plattform.
  2. Auf der PrivaSphere-Plattform versieht der Kunde die Datei falls gewünscht mit Metadaten. Das Metadatenverzeichnis ist durchsuchbar und als .CSV exportierbar (kann mit Excel gelesen werden und in beliebige Dritt-Datenbanken importiert werden).
    PrivaSphere empfiehlt den Benutzerinnen und Benutzern, diese Metadaten regelmässig lokal als CSV Datei zu sichern (je nach Anzahl Uploads z.B. monatlich oder quartalsweise herunterladen) und langfristig zu speichern.
  3. Der Kunde löst die AES-Verschlüsselung der Datei aus (PDF-Datei als Container verschlüsselt durch PrivaSphere) und sendet die verschlüsselte Datei über eine SFTP-Verbindung auf den von ihm gemieteten Speicherplatz bei der Schweizer Nationalphonothek.
    Die PDF Dateien, die mit 256bit AES verschlüsselt wurden, können nur mit neueren PDF-Viewern wie z.B. Acrobat XI geöffnet werden.
  4. Die PrivaSphere-Plattform lädt die verschlüsselte Datei unmittelbar nach dem Upload wieder auf die Plattform zurück und vergleicht die SHA-256-Hash-Werte beider Dateien.
  5. Stimmen die Hash-Werte überein, erstellt die PrivaSphere-Plattform eine signierte und mit Zeitstempel versehene Upload-Quittung. Mit Hilfe dieser Quittung kann der Kunde nachweisen, dass die betreffende Datei seit dem Upload nicht verändert wurde.
  6. Der Kunde kann mit Hilfe eines handelsüblichen FTP-Clients jederzeit auch direkt auf seine Daten bei der Schweizerischen Nationalphonotek zurückgreifen. Die verschlüsselten PDF-Hüllen lassen sich ebenfalls mit jedem handelsüblichen PDF-Reader entschlüsseln. Der Schlüssel ist sichtbar unter „Mein Konto“ – „Archiv / Speicherung“ und dann mouse-over über „UserName“. Es wird empfohlen, dieses Passwort an einem sicheren Ort zu hinterlegen (auf Papier im Safe oder mittels Passwort-manager wie "Password Safe"). Die auf der PrivaSphere-Plattform gespeicherten Metadaten lassen sich zudem als CSV-Datei exportieren.
  7. Der Kunde kann auf Löschrechte für seinen bei der Schweizerischen Nationalfonotek gemieteten Speicherplatz verzichten. So kann sichergestellt werden, dass bei einem direkten Zugriff mittels FTP-Client nicht versehentlich Daten gelöscht werden können.

 

Mehr Informationen zum Digitalen Archiv finden sie hier.

 

 

Kosten seitens PrivaSphere

1. Jahr: Eine Einrichtungsgebühr (zusammen mit Services der Afa und Fonoteca)

2. Jahr: CHF 0.75 pro eingereichtes Dokument, falls der Kunde ein Abonnement bei PrivaSphere hat, kann auch eine Pauschale von CHF 20.- pro Jahr gewählt werden ("fair use").

Abonnenten können auf Anfrage auch für CHF 20.-/Jahr die Dateigrössen von max. 15 MB auf >30 MB pro Upload erhöhen.

Beendigung der PrivaSphere-Unterstützung:

Falls Sie die Fonoteca-Dienstleistung ohne PrivaSphere weiternutzen wollen.

  1. Speicherung des AES Schlüssel siehe Punkt 6 oben.
  2. Löschung der Funktion auf PrivaSphere (auf Abfalleimer bei UserName klicken)
  3. Anweisen, dass Fonoteca das sftp Passwort ändert.

 

siehe auch:

PrivaSphere saves all confidential emails securely to your SecureSafe Account.

SecureSafe protects your digital documents, guards your passwords and lets you access and manage them at any time, thus guaranteeing maximum security. View or retrieve your data via a web browser, iPhone or iPad.

You can preserve your data for the future with our unique DataInherit function. With DataInherit, you can easily assign beneficiaries to your digital assets in the event that something should happen to you. This will preserve your digital assets for you, your family or your partners.

For more information about SecureSafe and the terms applying for this service, see: http://www.securesafe.com

 

Advantages:

  • Save your secure emails in your long-term and highly secure online storage
  • All mails are saved as digitally signed PDF files, including attachments and delivery details – with protected integrity and saving time


Preconditions:

  • Registered PrivaSphere user
  • Registered SecureSafe user


To configure the long-term and highly secure online storage service go to ‘My Account’ – ‘Storage’

Click on ‘Register at SecureSafe’ – you will be redirected to the registration screen of SecureSafe.


Register at SecureSafe according to its fields.

As username your email address is suggested. Finish the registration process.


Fill in your username in the PrivaSphere SecureSafe setting screen and press ‘save’.


After finishing the SecureSafe registration and configuring the PrivaSphere Storage all your sent and received (after first reading) secure emails are stored in your SecureSafe as digitally signed and time stamped PDF file.


You can view these files in your browser on SecureSafe or download it to your computer locally.

When planning to use SecureSafe for your legally required archival of PrivaSphere Secure Messaging contents, it is your own responsibility to validate the applicability and compliance for your specific regulatory obligations.

 

For more information about SecureSafe see: http://www.securesafe.com

For more Information about "Digital preservation" see:

Wikipedia (English): http://en.wikipedia.org/wiki/Digital_preservation

Wikipedia (German): http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung

 

See also:

 

PrivaSphere/SecureSafe long-term and highly secure online storage is not available for the ‘PrivaSphere free’ Mode.